Mengelola daftar proyek untuk pemangku kepentingan yang semuanya merasa proyek mereka layak mendapat perhatian penuh Anda bisa jadi sangat melelahkan. Jika Anda bertanggung jawab untuk mencari tahu apa yang menjadi prioritas dan apa yang harus dilakukan selanjutnya dalam proyek yang tampaknya kritis, empat faktor harus dipertimbangkan: urgensi, biaya, kejadian tak terduga, serta sumber daya dan alternatif.
Urgensi
Urgensi harus menjadi faktor utama dalam memutuskan proyek mana yang harus ditangani terlebih dahulu, tetapi urgensi pertama harus didefinisikan. Apa manfaatnya, dan faktor risikonya? Berapa biaya untuk tidak bertindak? Jika biaya tidak melakukan proyek merugikan bisnis, satu-satunya alternatif Anda mungkin adalah melanjutkan. Alokasikan sumber daya Anda sesuai dan tentukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek prioritas ini.
Biaya
Apa yang terjadi ketika biaya merupakan faktor utama? Memanfaatkan alat manajemen proyek dapat membantu Anda menentukan berapa biaya proyek, tetapi jangan lupa untuk membandingkan angka itu dengan biaya tidak mengerjakan proyek. (Selalu ada biaya tidak melakukan.) Selanjutnya, Anda akan ingin menentukan proyek mana yang dapat diselesaikan dalam waktu paling sedikit. Alat yang dapat Anda gunakan untuk membuat keputusan ini termasuk penetapan biaya berdasarkan aktivitas, estimasi analog, estimasi parametrik, dan estimasi tiga titik seperti PERT (evaluasi program dan teknik peninjauan).
bagaimana cara meningkatkan kosa kata saya?
Peristiwa Tak terduga
Setelah Anda menjawab pertanyaan tentang urgensi dan biaya, Anda perlu menganalisis bagaimana peristiwa tak terduga dapat memengaruhi proyek yang aktif. Apakah perubahan kebijakan atau program yang akan datang direncanakan? Apakah ada yang berubah sejak proyek ditambahkan ke antrian? Jika demikian, apakah salah satu dari skenario ini akan mengubah urgensi atau biaya proyek Anda? Ini semua adalah pertanyaan yang perlu dijawab saat meninjau proyek terbuka Anda.
Sumber Daya dan Alternatif
Bagan aktivitas-pada-panah dapat membantu Anda menentukan proyek yang mungkin terhubung. Mendapatkan pandangan ke dalam koneksi memungkinkan Anda mengalokasikan sumber daya dengan benar dan bahkan menetapkan proyek berdasarkan spesialisasi. Ini dapat membebaskan sumber daya lain yang dapat Anda alokasikan ke proyek yang tidak terkait, yang membantu mengurangi kemacetan proyek dalam antrean. Selain itu, melakukan analisis jalur kritis memudahkan untuk memetakan setiap tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Ini juga mengungkap area proyek yang mungkin bergantung pada orang lain. Selanjutnya, lihat apakah ada alternatif untuk menyelesaikan proyek seperti yang direncanakan sebelumnya. Jika ragu — dan jika Anda tidak memiliki bandwidth untuk melakukan analisis ini — cari bantuan manajer proyek.
Pikirkan semua faktor yang disebutkan di atas, dan kemudian pertimbangkan biaya outsourcing ke manajer proyek yang memenuhi syarat yang ahli dalam membuat keputusan tersebut. Ini mungkin tampak mahal, tetapi memutar roda Anda dan terjebak karena kelambanan dapat memiliki label harga yang lebih tinggi. Juga mahal adalah risiko peluang yang terlewatkan.
apa yang dimaksud dengan prosa
Menempatkan organisasi Anda pada posisi terbaik untuk tetap gesit dan produktif tidak pernah sepenting ini. Saat membuat perencanaan proyek dan keputusan manajemen, pastikan Anda tidak memakai penutup mata dan renungkan setiap perspektif dalam melanjutkan pekerjaan.
