Tidak ada seorangpun yang sempurna. Saat Anda menyulap banyak klien atau daftar tugas yang panjang, email tertentu mungkin tidak dibuka di ponsel Anda untuk waktu yang memalukan. Meskipun Anda mungkin merasa malu, gugup, atau kesal setelah Anda menyadari kesalahan Anda, penting untuk memperbaiki situasi dengan berkomunikasi dengan orang yang terlibat melalui tanggapan email yang terlambat meminta maaf.
Jika komunikasi tertulis bukan keahlian Anda dan Anda kesulitan membuat email ini, jangan panik! Kami telah datang dengan empat template tanggapan email terlambat untuk situasi yang berbeda sehingga Anda dapat memiliki dasar tentang bagaimana menanggapi dengan permintaan maaf yang tulus dan berencana untuk bergerak maju bersama.
Dasar
Apa pun alasan Anda menulis balasan email yang terlambat, ada beberapa hal yang harus dan tidak boleh dilakukan untuk menyusun pesan ini.
- Ingat semua elemen yang tepat dari komunikasi profesional. Tujuan dari email ini adalah untuk meminta maaf dan menunjukkan bahwa Anda masih seorang profesional yang layak untuk diajak bekerja sama. Miliki baris subjek yang langsung dan spesifik, mulai dengan salam profesional, selalu mengoreksi, hindari bahasa gaul kasual, pertahankan nada profesional, dan akhiri dengan tanda tangan penutup. Bila Anda memiliki respons yang tertunda, Anda dapat terlihat tidak teratur dan tidak profesional. Lawan gagasan itu dengan catatan yang dibangun dengan baik dan bijaksana yang melekat pada semua standar profesional komunikasi elektronik .
- Terima kesalahan di mana kesalahan seharusnya terjadi. Tidak peduli apa alasannya untuk email yang terlambat — apakah ada keadaan darurat pribadi atau Anda benar-benar lupa — minta maaf dengan tulus atas keterlambatan ini. Menerima kesalahan itu akan menunjukkan bahwa Anda bertanggung jawab atas pekerjaan Anda dan tidak hanya mengalihkan kesalahan kepada orang lain.
- Bersikaplah terbuka dan jujur. Jika Anda merasa nyaman, Anda dapat membagikan alasan penundaan Anda. Jangan terlalu banyak membahas detail pribadi; alih-alih mengatakan bahwa ibu Anda didiagnosis menderita kanker, katakan saja Anda menerima kabar buruk tentang anggota keluarga dan Anda disibukkan dengan membantu mereka melewati masa sulit ini. Setiap orang dapat berhubungan dengan fakta bahwa dalam hidup, hal-hal terjadi. Memberikan pandangan sekilas ke dalam hidup Anda, tanpa terlalu terbuka, dapat memberi mereka gambaran tentang apa yang Anda alami, dan mereka akan lebih memahami dari mana Anda berasal.
- Jangan terlalu emosional. Meskipun penting untuk jujur dengan klien Anda, karena hal itu dapat menumbuhkan kepercayaan, ada perbedaan antara kejujuran dan TMI. Apa pun yang Anda alami, komunikasi profesional bukanlah tempat untuk membongkar masalah Anda. Pertahankan respons Anda tetap halus dan hapus detail yang tidak perlu. Anda dapat mengatakan bahwa Anda telah mengalami kerugian, tetapi jangan lebih spesifik dari itu.
- Detailkan langkah Anda selanjutnya tentang apa yang Anda rencanakan untuk dilakukan ke depan. Yang terpenting, tambal celah ini dalam komunikasi dengan rencana terperinci Anda tentang bagaimana Anda akan memajukan proyek sekarang setelah Anda terjebak. Beri tahu mereka apa langkah Anda, apa yang Anda butuhkan dari mereka, dan bagaimana Anda berdua dapat bekerja sama untuk mempercepat proyek apa pun yang sedang Anda kerjakan.
Komunikasi yang terbuka dan jujur dapat memecahkan hampir semua masalah. Email yang ditulis dengan baik dapat membantu Anda kembali ke jalur untuk memperbaiki hubungan profesional ini.
Template Respons Email Terlambat
1. Saat Anda Lupa Merespon
Kita semua bersalah dalam hal ini; Anda membuka email, merespons di kepala Anda, buat catatan mental untuk merespons nanti , dan kemudian Anda… tidak pernah merespons. Pada saat Anda ingat, Anda telah membiarkan mereka menggantung selama seminggu atau lebih.
berapa ml cairan
Jadi, bagaimana Anda membangun respons sehingga Anda tidak terlihat sama sekali tidak profesional dan tidak terorganisir?
Penerima -
Saya sangat menyesal baru membalas email Anda sekarang. Saya membaca email Anda segera setelah Anda mengirimnya dan bermaksud membalas malam itu. Dengan semua yang terjadi, itu hilang dalam shuffle, dan saya harap Anda akan memaafkan saya atas tanggapan yang terlambat.
Setelah Anda meminta maaf, Anda dapat terus membalas email mereka.
2. Ketika Anda Melewatkan Tenggat Proyek
Terkadang respons yang lambat terhadap email dapat mengakibatkan tenggat waktu yang terlewat. Dalam hal ini, Anda tidak hanya perlu meminta maaf, tetapi bekerja sama dengan klien untuk membuat garis waktu yang diubah yang sesuai dengan kebutuhan Anda berdua. Menawarkan solusi dan saran di pihak Anda akan menunjukkan bahwa Anda siap untuk memecahkan masalah dan beradaptasi.
Penerima -
Saya menyesal memberi tahu Anda bahwa saya belum menyelesaikan bagian proyek ini dan saya melewatkan tenggat waktu kami. Saya mengalami peristiwa pribadi yang memengaruhi ketersediaan saya [atau] Karena komplikasi yang tidak terduga, bagian tugas khusus ini memakan waktu lebih lama daripada yang telah saya alokasikan sebelumnya di garis waktu kami. Saya minta maaf atas segala komplikasi yang mungkin terjadi pada Anda. Saya percaya dengan upaya yang berdedikasi, saya akan dapat menyelesaikan bagian proyek ini pada tanggal ini. Untuk kembali ke jalur dan mencapai tenggat waktu berikutnya, saya sarankan kita membawa orang ini untuk membantu kita menyelesaikan proyek.
Gunakan kesalahan ini untuk memahami keterampilan manajemen waktu Anda dan memprediksi di masa depan jika Anda akan melewatkan tenggat waktu. Kadang-kadang hidup terjadi dan banyak hal muncul, tetapi jika Anda dapat memberi tahu seseorang sebelum tenggat waktu yang terlewat bahwa Anda mungkin memerlukan perpanjangan, mereka dapat lebih cepat mengacak-acak hal-hal pada akhirnya sehingga Anda dapat bekerja sama dalam mencari solusi.
apa yang dimaksud dengan beat dalam naskah?
3. Saat Anda Kembali dari Waktu Istirahat
Kapan pun Anda akan keluar kantor selama beberapa hari, praktik yang baik adalah menyiapkan respons otomatis yang merinci kapan Anda akan kembali, bagaimana Anda dapat dihubungi jika terjadi keadaan darurat, dan siapa yang dapat mereka hubungi di sementara untuk respon cepat. Namun, jika Anda keluar secara tidak terduga atau hanya lupa, berikut adalah cara yang baik untuk menanggapi pesan penting yang ada di kotak masuk Anda.
Penerima -
Terima kasih banyak atas email Anda! Saya mohon maaf atas keterlambatan saya dalam merespon. Saya tidak berada di kantor dari [tanggal ini] sampai pagi ini untuk urusan pribadi, tetapi saya sekarang tersedia dan dengan senang hati menjawab pertanyaan Anda.
Anda dapat memberikan alasan yang lebih spesifik untuk ketidakhadiran Anda jika Anda dekat dengan klien, tetapi Anda dapat tetap samar-samar seperlunya agar Anda merasa nyaman.
Setelah pembukaan itu, Anda dapat memberikan informasi apa pun yang diminta klien Anda.
4. Ketika Anda Tidak Dapat Lagi Memenuhi Persyaratan Proyek
Keadaan darurat terjadi. Anggota keluarga jatuh sakit parah, orang yang dicintai meninggal, Anda mengalami kecelakaan dan dikurung di rumah sakit. Terkadang, hidup menghalangi pekerjaan dan Anda tidak bisa menyelesaikan proyek yang Anda janjikan untuk diselesaikan.
cara menulis skenario pendek
Ketika Anda terlambat menanggapi email dan Anda harus memberi tahu mereka bahwa Anda tidak dapat lagi mengambil proyek, menangani subjek dengan anggun dan menawarkan solusi di mana Anda bisa adalah kuncinya.
Berikut adalah contoh email yang dapat Anda sesuaikan untuk menjelaskan situasi Anda.
Penerima -
Baru-baru ini, saya mengalami peristiwa yang menghancurkan dalam kehidupan pribadi saya yang secara signifikan memengaruhi kemampuan saya untuk bekerja. Karena peristiwa ini, saya tidak akan dapat lagi menyelesaikan proyek Anda secara memadai. Untuk masa mendatang, saya telah memutuskan untuk mengambil cuti untuk membantu keluarga saya, dan saya tidak akan dapat menyelesaikan pekerjaan Anda.proyek.
Di tempat saya, saya sangat merekomendasikan orang ini untuk mengambil alih pekerjaan. Saya mengisinya dengan detail proyek Anda dan menyalinnya di email ini sehingga Anda berdua dapat mulai membicarakan langkah selanjutnya yang diperlukan dalam proyek. Orang ini memiliki pengalaman yang luas di bidang ini dan saya pikir Anda akan sangat senang bekerja dengan mereka.
Salinan orang baru yang Anda rekomendasikan untuk mengambil alih pekerjaan dalam email sehingga klien Anda dapat segera mulai bekerja dengan mereka. Melakukannya akan membantu semua orang memulai mengambil proyek di mana Anda tinggalkan sesegera mungkin.
Jumlah pekerjaan yang harus Anda lakukan dalam transisi proyek akan sangat bergantung pada jenis pekerjaan yang Anda lakukan. Jika Anda adalah seorang videografer lepas dan tidak dapat lagi meliput acara tersebut, Anda cukup memberi tahu freelancer baru tentang detail acara dan harapan klien sehingga mereka dapat mengambil alih pemotretan dari sana. Jika Anda mentransisikan proyek ke orang lain di perusahaan Anda, semoga mereka akrab dengan deskripsi pekerjaan Anda dan klien yang mereka ambil alih untuk saat ini.
Jaga agar Respons Email Anda yang Terlambat Tetap Jujur
Bahkan jika Anda membutuhkan beberapa hari untuk merespons, hal terpenting yang dapat Anda lakukan untuk menyelamatkan hubungan adalah bersikap terbuka dan jujur dengan komunikasi Anda. Orang-orang menghargai kejujuran, dan permintaan maaf yang tulus atas keterlambatan mengirimkan pesan yang kuat bahwa Anda siap untuk memperbaiki kesalahan Anda.
Di masa depan, cobalah untuk mengingat bahwa tanggapan singkat lebih baik daripada diam. Jika Anda tidak punya waktu untuk mengirim tanggapan penuh, kirim email singkat yang mengatakan bahwa Anda menerima pesan mereka dan berharap untuk segera berbicara dengan mereka secara mendetail. Kemudian, atur pengingat di ponsel Anda untuk meminta Anda membalas saat Anda memiliki lebih banyak waktu. Mengetahui bahwa mereka belum dilupakan, tetapi Anda sedang menangani sesuatu yang lain, mengirimkan pesan bahwa Anda peduli. Jangan tunda merespons; meluangkan waktu sejenak untuk mengirim pesan singkat dapat membuat dunia berbeda.
